Les logiciels de Purchase to pay
La réflexion sur la dématérialisation des factures arrive dans toutes les organisations et est même devenue obligatoire pour les fournisseurs de l’Etat. Cela engendre dans vos entreprises des réflexions plus larges sur la mise sous contrôle et la Digitalisation de l’ensemble du cycle d’Achats, de l’expression du besoin jusqu’à la facturation et sa mise en paiement.
La Digitalisation touche bien sûr directement vos services achats mais aussi vos directions opérationnelles et financières et permet les bénéfices évidents :
- Apporter de l’agilité au service achats
- Limiter les tâches manuelles et à faible valeur ajoutée
- Améliorer la qualité du reporting financier
- Renforcer la rapidité de clôture comptable
- S’assurer du respect des conditions financières négociées
« Le manque de visibilité financière représente un handicap fort pour votre entreprise »
Vos achats stratégiques, comme par exemple la production, sont souvent déjà automatisés et informatisés, ce qui n’est pas toujours le cas des achats indirects.
Pour répondre à cette automatisation du processus d’achats indirects, vos entreprises, font généralement appel à des solutions de Purchase to Pay ou de Procure to Pay.
Qu’est-ce qu’un logiciel
Purchase to pay ou P2P ?
Les logiciels de Purchase to Pay permettent de piloter vos processus d’achats indirects, c‘est à dire hors production. Ils se positionnent comme des solutions complémentaires aux ERPs afin d’apporter des fonctionnalités dédiées à ce type d’achats et permettent de renforcer votre contrôle budgétaire et la maîtrise de vos processus.
Ces logiciels P2P, le plus souvent SaaS (Software As a Service), se sont fortement développés ces dernières années et couvrent maintenant la quasi-totalité des processus associés aux dépenses indirectes ( y compris l’e procurement) et facilitent les interactions entre vos services internes et vos fournisseurs.
Leur utilisation permet de réduire vos coûts d’achats en associant une réduction des ressources internes avec un meilleur contrôle de votre processus global :
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Améliorer la productivité en dématérialisant le processus
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Répondre aux exigences de conformité
Répondre aux exigences de conformité
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Assurer un suivi des engagements comptables
Assurer un suivi des engagements comptables
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Négocier plus facilement
les escomptesNégocier plus facilement les escomptes
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Disposer d’une vision exacte des achats réalisés et en cours de validation
Disposer d’une vision exacte des achats réalisés et en cours de validation
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Réduire les délais de paiement et donc les pénalités possibles (ex : LME)
Réduire les délais de paiement et donc les pénalités possibles (ex : LME)
Purchase to pay :
une solution adaptée
au monde de l’intérim ?
Les logiciels de Purchase to Pay généralistes apportent de nombreux atouts mais sont généralement basés sur un processus classique d’achat où le prix facturé est connu dès la commande au travers des grandes étapes suivantes :
- Devis : le fournisseur émet un devis avec les quantités et le prix
- Commande : le client émet un bon de commande reprenant les éléments du devis
- Réception : le client réceptionne la commande et valide qu’elle est conforme à sa commande initiale
- Rapprochement : le client reçoit la facture du fournisseur et la rapproche de la fiche de réception qui confirme l’adéquation avec la commande
- Paiement : le client met en paiement
Dans le cadre de l’intérim, la problématique est que la commande, si elle est faite au moment de la sélection de l’intérimaire, comprend une information de quantité et d’heures uniquement théoriques s’appuyant sur le cycle horaire de l’intérimaire et les éléments variables de paye (EVP) théoriques (primes de panier, primes de productivité, …).
Dans 99% des cas, le montant facturé sera connu uniquement à l’issue de la semaine (ou du mois) au moment où le client valide les heures et accessoires de payes (Eléments Variables de Paye) réellement faits par l’intérimaire.
Cette particularité ne permet pas en général d’appliquer le processus classique d’achat, car :
- le “devis” n’est que théorique
- la “commande” est basée sur ce théorique
- la “réception” est dans 99% des cas différente de la commande puisque liée aux horaires réellement faits par l’intérimaire
- la facture du fournisseur est dans 99% des cas différente de son devis et de la commande initiale
L’achat d’intérim est donc un cas mal géré dans les processus standardisés des solutions Purchase to Pay car le prix facturé n’est pas connu dès la commande.
D’autre part, les solutions de Purchase to Pay s’appuient sur un catalogue, plus ou moins complexe, de prix et d’éléments de facturation mis à jour par le fournisseur dans le cadre de sa politique de prix. Dans le cadre de l’intérim, l’ensemble des éléments constituant la facture vient du client au travers de ses propres règles de calcul de paye ( factures d’intérim = calcul de BRUT x coefficients négociés) et cette complexité n’est pas adaptée au paramétrage habituel des solutions P2P.
Ces deux principales raisons font que le processus de recours à l’intérim, comme d’autres domaines d’achats (voyages et déplacements notamment) doivent être modélisés et optimisés dans un logiciel de Purchase to Pay spécialisé.
Une solution Purchase to Pay specialisée pour l’intérim
DIRECTSKILLS accompagne depuis plus de 10 ans les ETI et les grands comptes des secteurs du BTP, de la logistique, de l’industrie, de la distribution et de la finance dans l’optimisation de leur recours au travail temporaire et aux ressources externes.
«Mettez l’intérim sous contrôle comme vos autres achats indirects au travers d’une solution P2P spécialisée pour le travail temporaire»
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Les bénéfices
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Visibilité financière
et maîtrise du budget
Diminution de la facture sur l’ensemble du « portefeuille travail temporaire »
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