Comment assurer la fiabilisation
Comment assurer la fiabilisation
Le rapprochement de facture est un enjeu central dans votre processus de recours à l’intérim. Avec potentiellement une facture par semaine et par intérimaire, le volume d’informations et donc les risques d’erreurs peuvent être très importants. La fiabilité et l’automatisation des factures sont ainsi des enjeux clés pour optimiser votre processus de recours au travail temporaire et mettre sous contrôle votre budget.
Les contrôles sont complexes et peu réalisés : la plupart du temps, seules les heures travaillées sont contrôlées. Mais qu’en est-il de la définition et de l’application de vos règles de paie, qui constituent l’assiette à laquelle s’appliquent les coefficients de facturation ? Du choix du bon coefficient de facturation selon les rubriques ? Des bascules automatiques entre coefficient de délégation et coefficient de gestion ? Les écarts constatés sont entre 2% et 6% du volume d’achat.
Faire complètement et sans outil tous ces contrôles ressort de la mission impossible.
La dématérialisation ne répond pas à l’enjeu de fiabilisation des factures !
La majorité des plateformes de dématérialisation de l’intérim proposent un moteur de préfacturation. Alors, quelles sont les différences ? Pourquoi DIRECTSKILLS ?
Calculer la préfacturation à partir des données envoyées par les ETT (Entreprises de Travail Temporaire) ne présente pas beaucoup d’intérêt, car c’est le même schéma qu’aujourd’hui.
DIRECTSKILLS vous propose de réaliser vos pré-factures à partir de vos règles et paie que vous aurez paramétrées et cela change tout ! Avec DIRECTSKILLS vous traitez les causes des erreurs de facturation à la source.
Votre solution : l’automatisation
de vos factures avec DIRECTSKILLS
« Notre objectif est simple : optimiser votre charge administrative de gestion et de contrôle des factures, et supprimer les risques d’erreurs et les litiges à la source »
Avec notre logiciel de gestion de l’intérim et des ressources externes, vous pouvez mettre en place la même chaîne de traitement pour les factures de vos Entreprises de Travail Temporaire que pour toutes les autres factures (intérim ou non).
Vous automatisez et fiabilisez ainsi totalement la chaîne de traitement et notamment le rapprochement : la facture reçue devant être conforme à la facture pro forma calculée par notre logiciel BAPS-Intérim.
De plus, nous vous permettons même de pratiquer l’auto-facturation complète, incluant la dématérialisation fiscale. Vous n’avez alors plus besoin d’archivage papier, plus de contrôle à effectuer, plus de traitement de facture. La charge administrative et les risques sont ainsi réduits au minimum !
« Avec DIRECTSKILLS la gestion des factures liées à l’intérim est contrôlée, fidèle à la réglementation, continue et automatisée : nous optimisons votre charge administrative et supprimons les erreurs et les litiges ! »
Le processus de facturation
et l’auto-facturation : comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ?
Dans notre processus de contrôle et d’automatisation de la facturation, la demande générée dans notre logiciel devient le contrat de mise à disposition, puis les bordereaux horaires valorisés et pour finir, devient la préfacture. Il n’y a aucune rupture dans l’ensemble de ce processus ! Tous les paramètres influant sur la facturation sont présents dès l’origine et exprimés dans votre référentiel sur le contrat de mise à disposition signé par les parties. Les chiffres sont le résultat de vos paramètres, de vos données et pas la restitution qui en est faite par chaque ETT dans le cadre des contraintes de son système d’information.
Le moteur de gestion des temps intégré dans notre application assure d’établir les factures pro forma selon l’ensemble des paramètres et peut inclure des règles de paie complexes. La facture est créée en prenant comme bases les codes de l’EU et non de l’ETT.
Grâce cette continuité de l’information liée à la facturation du côté de l’EU, la charge du contrôle est inversée. Ce sont ainsi les ETT qui doivent contrôler l’information produite, c’est-à-dire la facture proforma, et exprimer un désaccord si elle le souhaite. Cependant l’Entreprise Utilisatrice conserve le contrôle et peut effectuer les modifications.
Vos bénéfices
Factures fiables
au centime près
Elles sont calculées au centime près en fonction de l’ensemble de vos règles de paie et de GTA, et de vos contrats-cadres.
Des indicateurs
de coût consolidés
Vous disposez d’une répartition des coûts par société, structure, site, activité ou chantier.
Suppression
des erreurs
Vous supprimez à la source les trois causes d’erreur de facturation
(liées à la qualification, l’application de vos règles de paie et de gestion des temps, et l’application des coefficients)
Report de la charge de contrôle
Le contrôle est à la charge des ETT. Ce sont elles qui doivent vérifier les factures pro forma.
Maîtrise des codes et des données utilisés
Les pré-factures sont de véritables factures pro forma. Elles sont issues de vos données et non de celles des ETT.
Vous souhaitez mettre en place l’auto-facturation de vos factures intérim ?
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